計(jì)劃管理是企業(yè)管理的基礎(chǔ)，但卻是最容易被企業(yè)家和管理者所忽視的。企業(yè)發(fā)展得好不好，計(jì)劃管理是其中的一個(gè)關(guān)鍵。距離2020年的結(jié)束只剩下一個(gè)月的時(shí)間，每年這個(gè)時(shí)候，都是我們集中思考明年計(jì)劃、設(shè)計(jì)行動(dòng)方案的時(shí)間。那么，如何有效地為2021年制定計(jì)劃？
每年到了這個(gè)時(shí)間點(diǎn)，我一定要跟大家講的一個(gè)內(nèi)容就是，我們?cè)趺礊橄乱荒曜鲇?jì)劃。我常常發(fā)現(xiàn)管理者對(duì)于管理中最基本的東西準(zhǔn)備得不夠充分，造成在日常工作中有非常多的浪費(fèi)，或者太辛苦。
你為什么會(huì)辛苦？
因?yàn)槟阆胱龅氖虑橄聦贈(zèng)]幫你去做；
因?yàn)槟愕臅r(shí)間總是不夠用；
因?yàn)榇蠹易龅暮芏嗍虑椴⒉徽嬲a(chǎn)生效益。
01
為什么我如此偏愛(ài)計(jì)劃管理
計(jì)劃管理是我個(gè)人極其偏愛(ài)的管理職能，理由有三個(gè)：
第一，管理只有兩種基本的模式，一個(gè)是績(jī)效管理，一個(gè)是計(jì)劃管理。
績(jī)效管理適合于那些直接產(chǎn)生績(jī)效的企業(yè)或者部門，而計(jì)劃管理適合于那些不直接產(chǎn)生績(jī)效的企業(yè)或者部門。績(jī)效管理有利于創(chuàng)新，而計(jì)劃管理有利于成本控制。
第二，計(jì)劃管理是所有管理的基礎(chǔ)。
在企業(yè)管理的活動(dòng)中，最基礎(chǔ)的活動(dòng)是目標(biāo)和資源，人和事，以及權(quán)力和責(zé)任之間的關(guān)系。但是人和事，以及權(quán)力和責(zé)任都是因?yàn)槟繕?biāo)的存在而引發(fā)的，因此組織目標(biāo)決定管理的所有活動(dòng)的出現(xiàn)以及這些活動(dòng)的價(jià)值。
所謂計(jì)劃管理，其實(shí)就是解決目標(biāo)與資源是否匹配的問(wèn)題，計(jì)劃管理也因此成為所有管理活動(dòng)的基礎(chǔ)。沒(méi)有計(jì)劃管理，組織管理、流程管理等都會(huì)成為空話。
第三，計(jì)劃管理可以解決企業(yè)健康成長(zhǎng)的問(wèn)題。
這一點(diǎn)是我偏愛(ài)計(jì)劃管理的主要原因。企業(yè)跟人一樣是有機(jī)體，所以在它成長(zhǎng)的過(guò)程中，也有著無(wú)法克服的三對(duì)矛盾：長(zhǎng)期與短期、變化與穩(wěn)定，效率與效益。這三對(duì)永遠(yuǎn)克服不了的矛盾，推動(dòng)著企業(yè)的生命力，使得企業(yè)可以循環(huán)往復(fù)，以至無(wú)窮。
如何協(xié)調(diào)好這三對(duì)矛盾，就是管理者所要面對(duì)的挑戰(zhàn)：如何兼顧長(zhǎng)期和短期，如果既要變化又要穩(wěn)定，如何解決效率和效益之間的平衡。只有計(jì)劃管理這個(gè)職能才可以解決這個(gè)問(wèn)題。
管理者不會(huì)計(jì)劃管理，就無(wú)法展開(kāi)管理的活動(dòng)，因?yàn)楣芾硎且揽坑?jì)劃管理來(lái)展開(kāi)的。人生也是一樣，我們?nèi)松^(guò)得怎么樣，也要看你怎么規(guī)劃人生，如何計(jì)劃管理自己的人生時(shí)間是最重要的。
02
只會(huì)花大筆墨總結(jié)過(guò)去，就沒(méi)有未來(lái)
我非常希望你是能做計(jì)劃的人，而不是能總結(jié)的人。在這么多年陪同企業(yè)成長(zhǎng)的過(guò)程，我發(fā)現(xiàn)我們的經(jīng)理人會(huì)做總結(jié)，但是不太會(huì)做計(jì)劃。
你們每個(gè)月開(kāi)月度分析會(huì)，會(huì)發(fā)現(xiàn)經(jīng)理人一定會(huì)花 70-80% 的時(shí)間講上個(gè)月的事情，余下的時(shí)間講下個(gè)月的安排。但實(shí)際上你應(yīng)該花 10% 的時(shí)間講上個(gè)月，90% 的時(shí)間講下個(gè)月，因?yàn)樯蟼€(gè)月已經(jīng)過(guò)去了，沒(méi)有意義，只有下個(gè)月對(duì)你才是有意義的。
但是為什么你們?cè)敢庵v上個(gè)月呢？因?yàn)樯蟼€(gè)月的事情都出來(lái)了，你就想好好講講，也比較容易講。但是，會(huì)寫(xiě)總結(jié)不會(huì)寫(xiě)計(jì)劃的人只有過(guò)去、沒(méi)有未來(lái)。
很快很多公司要開(kāi)年會(huì)了，每到年底我要參加很多公司的年會(huì)，每次開(kāi)會(huì)的時(shí)候我都很郁悶，你們總是花大量的筆墨來(lái)總結(jié)過(guò)去一年。不管總結(jié)經(jīng)驗(yàn)還是總結(jié)教訓(xùn)，都沒(méi)有意義，都過(guò)去了。
對(duì)過(guò)去只應(yīng)該有感恩，感恩所有付出過(guò)的人。至于結(jié)果，承受就好了，所有過(guò)去皆為序曲。
你的重心應(yīng)該放在下一年，如果下一年做得更好，就會(huì)迎來(lái)一個(gè)更美好的明天。所以在你的年度總結(jié)應(yīng)該花更多時(shí)間討論下一年，讓所有人覺(jué)得下一年是有希望的，下一年是沒(méi)有問(wèn)題的，下一年是絕對(duì)可以成功的。
那么，我們?cè)撊绾稳プ鲇?jì)劃管理？
03
老板定的目標(biāo)太高，該如何做計(jì)劃？
首先，計(jì)劃管理有一些根本的特性需要你了解，對(duì)于這些特性如果不了解，會(huì)導(dǎo)致管理上的混亂。我們首先要知道兩個(gè)最重要的特性：
第一，目標(biāo)是不合理的。
因?yàn)槟繕?biāo)是一種預(yù)測(cè)，沒(méi)有人敢說(shuō)預(yù)測(cè)是合理的；而且目標(biāo)其實(shí)是一種決心，你發(fā)誓要做什么，目標(biāo)就會(huì)出來(lái)；目標(biāo)也是你自己對(duì)未來(lái)的一個(gè)戰(zhàn)略安排。
所以決定你目標(biāo)的是三個(gè)要素：你對(duì)未來(lái)的預(yù)測(cè)、你下的決心和你的戰(zhàn)略想法。這三個(gè)要素都決定了，目標(biāo)是無(wú)法合理的。
我常常開(kāi)玩笑說(shuō)，“目標(biāo)是拍腦袋拍出來(lái)的”，拍出來(lái)的這個(gè)目標(biāo)肯定是不合理的。如果你的團(tuán)隊(duì)跟你說(shuō)這個(gè)目標(biāo)不合理，希望合理一點(diǎn)，你可以直接回答：目標(biāo)本來(lái)就不合理。
一定要明白，我們?cè)O(shè)定目標(biāo)的時(shí)候，并不是看企業(yè)自身具有什么資源，具有什么能力，這些企業(yè)是要考量，但更重要的是，要判斷發(fā)展的趨勢(shì)以及所面對(duì)的競(jìng)爭(zhēng)。
如果不能夠基于這些來(lái)設(shè)定目標(biāo)，而是基于自身的能力和資源來(lái)設(shè)定，也許目標(biāo)合理，能夠?qū)崿F(xiàn)，但是當(dāng)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的時(shí)候，也許你的企業(yè)已經(jīng)被同行和市場(chǎng)淘汰。
所以，在今后的管理中，請(qǐng)不要去探討目標(biāo)的合理性，因?yàn)樗欢ㄊ遣缓侠淼摹?duì)于目標(biāo)而言，不是探討合理性，而是探討必要性，這是計(jì)劃的第一個(gè)特性。
第二，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的行動(dòng)必須合理。
計(jì)劃最真實(shí)的含義是什么？就是確保行動(dòng)合理，能夠找到資源，以實(shí)現(xiàn)不合理的目標(biāo)。計(jì)劃從本質(zhì)上講是尋找資源的計(jì)劃，不斷地尋找資源以實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。
我遇到一些經(jīng)理人跟我說(shuō)：老師，老板給我的這個(gè)目標(biāo)我估計(jì)實(shí)現(xiàn)不了。我會(huì)跟他說(shuō)：你這樣老板就會(huì)換掉你，我教你一個(gè)辦法，如果老板給你的目標(biāo)你覺(jué)得不能實(shí)現(xiàn)，你就去跟老板說(shuō)，老板這個(gè)目標(biāo)太好了，但是你能不能多給我?guī)讉€(gè)人、多給我一點(diǎn)預(yù)算、多給我一點(diǎn)支持，我會(huì)拼全力幫你把目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。
要記住，和老板之間不討論目標(biāo)，該討論的是資源，因?yàn)槟悴⒉恢览习宓膲毫Γ悴⒉恢浪臎Q心，你也不知道他對(duì)未來(lái)的判斷，所以你跟他去討論目標(biāo)的基礎(chǔ)實(shí)際上是沒(méi)有的，他請(qǐng)你來(lái)就是讓你去實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的。你應(yīng)該跟他討論你特別希望得到的支持是什么。
對(duì)組織來(lái)說(shuō)，培養(yǎng)經(jīng)理人最重要的方法就是對(duì)目標(biāo)的承諾；我們?cè)趺茨軌蜃屢粋€(gè)團(tuán)隊(duì)具有執(zhí)行力，也是對(duì)目標(biāo)的承諾。
04
制定計(jì)劃，關(guān)鍵是找策略差距
在認(rèn)識(shí)了計(jì)劃之后，我們?cè)賮?lái)看看到底應(yīng)該怎么制定計(jì)劃。
做計(jì)劃的關(guān)鍵是找策略的差距。
我們可以把目標(biāo)稱之為理想狀態(tài)，理想狀態(tài)和現(xiàn)實(shí)之間一定有一個(gè)差距，這個(gè)差距就是我們可以確定行動(dòng)合理的出發(fā)點(diǎn)，只要行動(dòng)可以縮小和消除這個(gè)差距，行動(dòng)就是合理的，這就是制定計(jì)劃的關(guān)鍵。下面用例子來(lái)說(shuō)明。
我曾經(jīng)看到過(guò)這樣一個(gè)案例，這個(gè)案例介紹日本兒童用品進(jìn)入中國(guó)市場(chǎng)的計(jì)劃。20世紀(jì)90年代，日本兒童用品打算全面進(jìn)入中國(guó)市場(chǎng)，而在這之前并沒(méi)有在中國(guó)市場(chǎng)取得好的競(jìng)爭(zhēng)位置。他們決定用3年的時(shí)間，讓日本兒童用品在中國(guó)市場(chǎng)獲得前10名的地位。
為了這個(gè)目標(biāo)他們制定計(jì)劃。他們發(fā)現(xiàn)理想與現(xiàn)實(shí)差距非常大，在現(xiàn)實(shí)中日本兒童用品在中國(guó)沒(méi)有影響和市場(chǎng)優(yōu)勢(shì)，而理想目標(biāo)是進(jìn)入前10位，差距是從“0”到“10”。他們決定尋找縮小這個(gè)差距的策略點(diǎn)。
在反復(fù)分析中國(guó)的市場(chǎng)情況之后，他們的選擇是以拍攝動(dòng)畫(huà)片的方式進(jìn)入中國(guó)市場(chǎng)，一部一部日本的動(dòng)畫(huà)片在中國(guó)市場(chǎng)播放，那些動(dòng)畫(huà)片上的故事和品牌深入小孩子的心，3年后，中國(guó)兒童用品市場(chǎng)前10位有8個(gè)是日本產(chǎn)品。
拍攝動(dòng)畫(huà)片就是這個(gè)計(jì)劃的行動(dòng)安排，雖然設(shè)定3年做到中國(guó)市場(chǎng)前10名是一個(gè)非常具有挑戰(zhàn)的目標(biāo)，但是因?yàn)閷ふ业娇s小差距的策略點(diǎn)，行動(dòng)的合理性保證了目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。所以計(jì)劃最關(guān)鍵的就是找到解決差距的策略點(diǎn)，圍繞著這個(gè)策略點(diǎn)展開(kāi)資源和行動(dòng)，目標(biāo)就會(huì)實(shí)現(xiàn)。
我特別提醒這一點(diǎn)，因?yàn)榇蟛糠秩酥贫ㄓ?jì)劃的時(shí)候，并沒(méi)有關(guān)注到這個(gè)問(wèn)題，大多數(shù)人只是分解目標(biāo)，探討目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的可能性，而沒(méi)有了解理想和現(xiàn)實(shí)之間的差距，更加沒(méi)有根據(jù)兩者之間的差距來(lái)確定行動(dòng)的方向和資源的獲取。
今后在做工作計(jì)劃的時(shí)候，一定不要只關(guān)注怎么樣實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)的安排，而是要關(guān)注目標(biāo)和現(xiàn)實(shí)有多大距離，這個(gè)距離怎么消除。
管理者要和員工反復(fù)討論如何消除差距的問(wèn)題，經(jīng)過(guò)反復(fù)討論就會(huì)得到可行的行動(dòng)安排，計(jì)劃就可以有效地制定出來(lái)。
05
保證計(jì)劃有效性的三個(gè)因素
大部分的情況下，人們?cè)谥贫ㄓ?jì)劃的時(shí)候，往往采用先讓下面的分公司或者部門確定分公司或者本部門的計(jì)劃，再匯總到總公司來(lái)集成，之后確定計(jì)劃的方式，因此計(jì)劃的有效性就大打折扣，因?yàn)槿藗兇_定計(jì)劃的目的不同。
如果考核是完成計(jì)劃就給予獎(jiǎng)勵(lì)，分公司就會(huì)想盡辦法讓自己的計(jì)劃目標(biāo)小一些；而如果匹配資源是和計(jì)劃目標(biāo)值掛鉤，分公司就會(huì)想盡辦法提高自己的計(jì)劃目標(biāo)，不管最后是否實(shí)現(xiàn)，先獲得資源再說(shuō)，因此這樣制定計(jì)劃的方式是非常錯(cuò)誤的，需要糾正過(guò)來(lái)。
如果要保證計(jì)劃是有效的，就需要從總公司層面確定計(jì)劃目標(biāo)以及資源安排，因此計(jì)劃一定是財(cái)務(wù)部門和計(jì)劃部門一起統(tǒng)籌來(lái)制定。所以計(jì)劃是先由財(cái)務(wù)部門確定預(yù)算，確定可以運(yùn)用的資源有多少，之后再安排目標(biāo)和資源的分解，計(jì)劃最核心的部分是預(yù)算。
除了預(yù)算之外，保證計(jì)劃有效性的第二個(gè)關(guān)鍵是激勵(lì)政策的安排。也就是說(shuō)，在制定計(jì)劃的同時(shí)，激勵(lì)政策也需要同時(shí)確定下來(lái)。因?yàn)橛?jì)劃能不能實(shí)施，取決于激勵(lì)政策是否具有足夠的吸引力，取決于激勵(lì)政策是否可以確信并能夠?qū)嵤?/span>
但是很多企業(yè)喜歡的方式是先簽訂目標(biāo)責(zé)任書(shū)，之后再公布獎(jiǎng)勵(lì)的辦法。我希望以后不要采用這樣的方式，希望可以在簽?zāi)繕?biāo)責(zé)任書(shū)的同時(shí)，激勵(lì)的政策和目標(biāo)責(zé)任人也同時(shí)簽訂，這樣人們?cè)诮邮苡?jì)劃目標(biāo)的時(shí)候，才知道為什么一定要達(dá)成這個(gè)目標(biāo)，因?yàn)檫_(dá)成目標(biāo)可以獲得明確的獎(jiǎng)勵(lì)。
我們要知道，激勵(lì)政策就會(huì)決定人們對(duì)這個(gè)計(jì)劃的承諾程度，所以最好在編制計(jì)劃的同時(shí)，把激勵(lì)政策制定出來(lái)，政策一定要非常清楚全面，又要穩(wěn)定和兼顧變化，這樣就可以確保計(jì)劃得以實(shí)現(xiàn)。
保證計(jì)劃的有效性，有三個(gè)最重要的因素：
第一，管理人員對(duì)計(jì)劃的態(tài)度非常重要。所以在下達(dá)計(jì)劃、確認(rèn)計(jì)劃的時(shí)候，不要簡(jiǎn)單和太過(guò)隨意，而是要隆重和正式，正式地簽訂目標(biāo)責(zé)任書(shū)會(huì)從形式上給管理人員一種認(rèn)識(shí)，對(duì)待計(jì)劃也要態(tài)度認(rèn)真，要遵從。
第二，不要用原來(lái)的方法解決問(wèn)題。計(jì)劃為什么失效？主要是外部環(huán)境變的時(shí)候，人們還是采用原來(lái)的方法來(lái)解決問(wèn)題。如果沿用原來(lái)的方法來(lái)解決問(wèn)題，就會(huì)發(fā)現(xiàn)計(jì)劃失效，因?yàn)橛?jì)劃的確和環(huán)境有沖突，管理者還是采用原來(lái)的方法來(lái)解決，就一定會(huì)出問(wèn)題。
第三，上司的支持要充分。計(jì)劃得以實(shí)現(xiàn)的前提條件是上司支持下屬去實(shí)現(xiàn)計(jì)劃，計(jì)劃的實(shí)現(xiàn)需要資源，只有上司可以解決資源的分配問(wèn)題。因此，獲得上司的支持是保證計(jì)劃得以實(shí)現(xiàn)的條件，也就是計(jì)劃有效性的一個(gè)來(lái)源。
06
最難的挑戰(zhàn)是，計(jì)劃沒(méi)有變化快
2020年的新冠肺炎疫情，讓我們措手不及。必須承認(rèn)，環(huán)境已經(jīng)完全改變，以往熟悉的條件幾乎已不存在，接踵而來(lái)的都是全新的挑戰(zhàn)。在這樣一個(gè)“計(jì)劃沒(méi)有變化快”的環(huán)境中，我們應(yīng)該怎么辦？
如果遇到市場(chǎng)變化是真實(shí)的情形，你就要調(diào)整，不要一根筋做到底，中間有變化我們要認(rèn)。
我提兩點(diǎn)建議：第一，季度滾動(dòng)檢查，實(shí)事求是地去調(diào)整，不要怕調(diào)；第二，鼓勵(lì)那些超額完成計(jì)劃、不斷地突破計(jì)劃邊線的員工。激勵(lì)這樣的員工，這樣可以讓整個(gè)計(jì)劃能夠應(yīng)對(duì)變化。
那具體應(yīng)該怎么解決“計(jì)劃沒(méi)有變化快”這個(gè)問(wèn)題呢？
第一，計(jì)劃要能夠包含變化。你在做 2021 年計(jì)劃的時(shí)候，一定要設(shè)一個(gè)應(yīng)變計(jì)劃，而且，有一部分一定是對(duì)未來(lái)或者對(duì)變化趨勢(shì)去做預(yù)測(cè)的。
第二，戰(zhàn)略一定要柔性。在計(jì)劃中執(zhí)行是剛性的，但是在整體的安排當(dāng)中，一定要記住它的柔性部分。這個(gè)柔性部分是什么？就是要有一些變化的部分，要按照計(jì)劃去做，要給資源、給人。當(dāng)你放這個(gè)東西進(jìn)去的時(shí)候，你在戰(zhàn)略上會(huì)有一個(gè)柔性。
第三，要學(xué)會(huì)用政策、程序和規(guī)定這三個(gè)東西。政策是決定資源分配的安排，程序是獲得資源的流程，規(guī)定是獲得資源的條件。也就是說(shuō)，如果要實(shí)施計(jì)劃，首先要制定政策來(lái)分配資源，其次確定程序以保證資源得以監(jiān)控，最后做出規(guī)定以保證獲得資源的條件是存在的。
當(dāng)你發(fā)現(xiàn)計(jì)劃沒(méi)有變化快的時(shí)候，可以先調(diào)整計(jì)劃實(shí)施的規(guī)定，但是程序和政策不做改變。在此基礎(chǔ)上依然沒(méi)有解決問(wèn)題的話，就調(diào)整程序，但是政策不能調(diào)整，讓大家可以離開(kāi)你的流程、離開(kāi)你的程序去獲取資源。
如果規(guī)定和程序你都調(diào)了，還是沒(méi)有辦法讓計(jì)劃比變化更快，那是不是要調(diào)政策？大家記住，政策不能調(diào)。因?yàn)槿绻哒{(diào)了之后，整個(gè)計(jì)劃管理基礎(chǔ)就得調(diào)了，全年度的管理系統(tǒng)都得調(diào)。這個(gè)時(shí)候我們可以調(diào)整上面說(shuō)的滾動(dòng)計(jì)劃，就是調(diào)整目標(biāo)。
最后，我們回到定義當(dāng)中：計(jì)劃是為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)、尋找資源的一系列的行動(dòng)。某種意義上來(lái)講，計(jì)劃管理其實(shí)是一套行動(dòng)方案。
我反復(fù)強(qiáng)調(diào)計(jì)劃管理不是目標(biāo)分解，它其實(shí)是行動(dòng)方案。我希望你在做計(jì)劃時(shí)，能夠很好地找到你的行動(dòng)方案，相信你會(huì)在2021年取得想要的成效！
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